Plan de Trabajo de una Empresa: Organización para el éxito

El documento en el que se organizan las acciones y la sistematización de la información para cumplir con los proyectos  de una empresa se llama Plan de Trabajo, instrumento de gran utilidad en el mundo empresarial.

La utilización de esta herramienta, se hace necesaria, porque funciona como una guía para que las empresas consigan sus objetivos de forma sistemática.

Como factor común los planes de trabajos generalmente tienen  objetivos determinados, que deben cumplirse bajo los  requisitos que establece una institución.

Este plan de trabajo deba durar alrededor de 6 a 12 meses, aunque puede  ajustarse si no están alcanzando los plazos preestablecidos.

Cualquier plan que se pretenda generar y ejecutar en la organización, deberá estar alineado con la misión de la empresa, visión, valores y sus elementos diferenciadores frente a la competencia.

Foto: El Plan de Trabajo debe estar consonó con la misión, visión  y valores de la empresa.

Pasos para elaborar un Plan de Trabajo

Antes de realizar un plan de trabajo, se recomienda analizar el entorno competitivo de la empresa para incrementar la probabilidad de éxito.

Foto: Plan de trabajo es la herramienta de organización de los proyectos de una empresa, para ser cumplidos en tiempos determinados.

A grandes rasgos el Plan de Trabajo se caracteriza por establecer las metas y los objetivos necesarios para cumplir con los proyectos y un cronograma para cumplir las tareas  con sus respectivos  responsables . A continuación se realizan una recomendaciones para su elaboración:

• Se recomienda definir el objetivo principal del plan de trabajo, respondiendo a la pregunta ¿Para qué se realiza?
• Identificar las actividades principales del proyecto, estableciéndole fecha en el calendario y la designación  de los responsables para cumplirlas.
• Anotar las subactividades que tienen las tareas principales, para mayor detalle.
• La priorización de las tareas por orden de importancia e impacto es necesaria.
• Convocar la primera reunión, llamada kick- off para comunicarle al equipo la planificación del plan de trabajo y responder sus dudas. En este espacio se indican las estrategias de comunicación y seguimiento del funcionamiento del proyecto.
• Definir los parámetros con que se medirá el éxito del proyecto, se recomienda usar el método de la Gestión del Valor Ganado, técnica empresarial para la gestión de proyectos que compara la cantidad de trabajo completado en un momento dado con la estimación realizada antes del comienzo del proyecto.
• Analiza los riesgos y los posibles escenarios de tu plan de trabajo,  para establecer las acciones correspondientes ante las posibles contingencias.
• Es necesario que dentro del plan se establezcan los recursos necesarios para cada actividad, se pueden establecer reuniones de seguimiento con los departamentos involucrados para evaluar este aspecto.
• Conoce las debilidades del plan una vez materializado, para que puedas ir perfeccionándolo en próximas oportunidades.
• 

  Foto: Plan de trabajo permite tiene una duración generalmente de 6 a 12 meses.

Cómo crear una visión de trabajo

Crear un visión de trabajo, es de valiosa utilidad para una empresa puesto que es una guía de trabajo  al menos en sus próximos 5 años.

Su función es prever como la empresa desarrollará sus actividades futuras y como se moverá el entorno de mercado donde participa, constituido por los actores y las fuerzas exteriores que afectan a la industria donde se ve inmersa la organización.

Una visión debe ser creada con la colaboración de los jugadores claves de la empresa y facultar a los miembros de la compañía a tomar decisiones significativas sobre tácticas específicas, considerando a su vez  la transcendencia del trabajo en equipo.

Además debe tener una compresión de la actividad de la empresa, y las fuerzas que pueden moldear su  futuro.

Foto: Plan de trabajo permite visualizar el entorno de mercado de una empresa a futuro.

Herramientas tecnológicas para hacer un Plan de Trabajo

Existen varias herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar a realizar de un plan de trabajo, se recomienda su selección de acuerdo al tipo de proyectos, estructura, cultura organizacional, necesidades de colaboración, y complejidad de los proyectos a desarrollar.

Las herramientas para hacer planes son Zoho Projects, Sosius, Joint Contact, Project Desk, Projectplace, Basecamp, Teambox, Huddle, Comindwork, wrike y  Nozbe.

La realización de un plan de trabajo para las empresas grandes, medianas o pequeñas constituye una herramienta de organización clave para alcanzar el  éxito porque permite establecer las tareas de un proyecto con plazos determinados ¡Utiliza esta herramienta y verás la diferencia!.

Foto: El Plan de trabajo propicia el trabajo en equipo.

Rossangel Hernandez

Licenciada en Comunicación Social con gran experiencia en periodismo, reportajes de investigación, planes de medio, notas de prensa, locutora certificada y con estudios en educomunicación.