Carta de presentación de una Empresa

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Una vez constituida la empresa, realizado su plan de negocio, obtención del financiamiento económico y el capital humano, viene la fase de promoción de los productos y servicios que ofrece a los clientes, y es allí donde surge el papel protagónico de la carta de presentación de una organización que dependiendo de su contenido abrirá o cerrará oportunidades.

Una carta de presentación empresarial es un documento formal donde la organización expone los productos y servicios que ofrece a los potenciales clientes, mediante su institucionalidad.

Dentro de las bondades que ofrece este documento está:

  • Contacto con el cliente.
  • Información sobre las actividades comerciales de la empresa, en un proceso de selección de proveedores.
  • Difusión de sus nuevos retos, innovación o creación de departamentos.
  • Reactivación de contactos.

Elementos de la carta

Para que este escrito sea efectivo es necesario su precisión e impacto, a lo largo de no más de una página. Asimismo, es vital desarrollar los siguientes elementos:

  • Datos: colocar fecha, lugar de la emisión de la carta, nombre, ubicación y persona de contacto de la empresa ofertante.
  • Encabezado: constituido por un saludo de cortesía y la síntesis de la trayectoria de la empresa.
  • Desarrollo: exposición de los servicios o productos que presta la empresa, mediante la sistematización de las ideas y frases cortas.
  • Alcance: petición de una entrevista personal donde se pueda ampliar la información.
  • Despedida: agradecimientos a la recepción de la carta y recordar que se queda a la espera de una entrevista.
  • Cierre o información final: se propone que el documento finalice con el nombre y firma de la persona que emite la misiva, bien sea el director general o el presidente de la compañía.

Aspectos a considerar

Capturar la atención de los lectores, es una tarea que requiere magia. Es por tanto, que se encomienda realizar la presentación escrita con pasión, rigurosidad y conocimiento.

En primer lugar es trascendente utilizar un tono amable, confiable, impactante y con vocación de servicio. Informando  los grandes logros de tu empresa a través de cifras, estadísticas, enlaces a páginas web, casos exitosos entre otros. Es sustancial mencionar, que esto no implica la saturación de la información, sino plasmar lo más significativo y diferencial.

Conectarse con las necesidades de la empresa a la cual se le ofrece el servicio para crear un vínculo con el posible cliente en la solución de sus demandas es otro elemento a tomar en cuenta en la redacción de la carta de presentación, dado que puede generar oportunidades.

Igualmente, es transcendental escribir  los elementos que diferencian a tú empresa de la competencia.

El emprendedor se caracteriza por ser un personaje persististe, es por tanto que se sugiere realizar una llamada telefónica para confirmar la recepción de la carta.

Tips para redactar

Redactar un buen escrito requiere ánimo, confianza y ciertos trucos como los siguientes:

1)    Define en tu mente o en un papel las ideas principales que deseas plasmar en el texto, como por ejemplo: los objetivos, funciones y productos de la empresa.

2)    Utiliza párrafos de 4 líneas como máximo, para captar la atención del lector.

3)    Tratar de no repetir las mismas palabras en un párrafo. Utilizar sinónimos.

4)    No abuses de los signos de puntualización y de las negritas.

5)    Establece una estructura y responde las preguntas típicas del periodismo ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿dónde?

6)    Pídele a alguien más que lea tu carta.

7)    Conoce a tu lector o los intereses  que persigue la compañía a la cual va dirigida la misiva.

8)    Evitar repetir los mismos discursos de otras empresas. Busca ejemplo pero siempre trata de ser original.

9)    Deshazte de las frases repetitivas. No todo lo que escribes es importante, jerarquiza las ideas principales de la secundaria.

La carta de presentación puede constituirse en una puerta de entrada para concretar oportunidades de negocios, de forma económica. La intención con este recurso es hacerse entender y captar la atención del cliente a través de datos impactantes que generen credibilidad, experiencias y conocimientos sobre tema.

Una excelente misiva conjuntamente con la astucia, y el ofrecimiento de un buen producto o servicio es un éxito seguro ¡Adelante los clientes te esperan!

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