¿Cómo hacer un mapa de procesos de una empresa?

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El diagrama de valor o inventario gráfico que representa la interrelación que se establece entre todas las actividades de la empresa es lo que se conoce como mapa de procesos, el cual le otorga una perspectiva global o local de cómo funciona integralmente una organización.

Los procesos son tareas, actividades o asignaciones que se relacionan con el cumplimiento de las metas de una organización.

Para lograr la transformación de los elementos se requiere de recursos humanos, financieros, materiales, infraestructura, procedimientos, entre otros.

Un ejemplo que explica el concepto de mapa de proceso, se evidencia en las fases de la fabricación de un producto, el cual consiste en recibir una materia prima, para mediante actividades manufactureras transfórmala en una mercancía destinado al consumidor.

El mapa de procesos permite ver cuáles son los procedimientos inherentes a la actividad empresarial, quiénes los deben llevar a cabo y cómo interactúan unos con otros. Podría considerarse como una “gran telaraña” de procesos unidos entre sí representados gráficamente.

Foto: El Mapa de proceso son un conjunto de acciones que se relaciones dentro de una organización para lograr la satisfacción del cliente

Tipos de procesos de una organización

Los tipos de procesos más conocidos se agrupan en tres categorías:

  1. Procesos estratégicos:

Son aquellos que definen las tácticas para la operación del negocio, y cómo se crea valor para el cliente y la empresa.

Estos son determinados por la Dirección y su cumplimiento generalmente es a largo plazo. Los procesos estratégicos se refieren a actividades como al desarrollo de la planificación estratégica, la comunicación interna y externa, el plan de marketing y  los sistemas de evaluación.

  1. Procesos operativos:

Se refieren a las actividades directamente vinculadas con la prestación del servicio al cliente, como puede ser la fabricación del producto, la gestión de compras, el sistema de pedidos, la atención postventa, etc.

Estos procesos responden a los procesos estratégicos previamente establecidos.

  1. Procesos de soporte:

Tiene que ver con las actividades que se desempeñan para que los procesos operativos se cumplan dentro de una empresa. No están ligados directamente a satisfacer las necesidades del consumidor.

Ejemplo de los procesos de soporte son asistencia informática a todos los departamentos de una empresa, y la formación de los profesionales o el mantenimiento de las instalaciones de una compañía.

Foto: Mapa de Proceso le da una visión global de la situación de la empresa, lo cual permite tomar mejores decisiones.

Realización de un mapa de procesos de la empresa

Para elaborar un mapa de procesos exitoso es necesario realizar los siguientes pasos.

1.- Escuchar a los responsables de los departamentos de la empresa, para garantizar que el mapa de proceso recoja todo el accionar de la compañía.

2.- Definir  los procesos actuales de la empresa, definiendo  la misión y la visión de la empresa y los objetivos a cumplir.

En este paso es vital identificar los servicios que ofrece la empresa y evaluar  si los servicios que se ofertan cubren las necesidades o expectativas de los usuarios, con esto se analiza si se está desaprovechando alguna oportunidad.

3.- Identifica las acciones que se necesitan para cumplir los procesos principales de la empresa. Ejemplo: talento humano  y gestión de compras.

4.- Definir los procesos estratégicos para cumplir con los objetivos fundamentales, y para ello debes preguntarte ¿Qué acciones estratégicas se deben operar para dirigir una empresa?.

Acciones enfocadas en el diseño de líneas de investigación innovadoras, es un ejemplo de este paso.

5.- Identifica los subprocesos para llevar a cabo las actividades de la empresa, recordando que ya se definieron los procesos estratégicos, de apoyo y clave.

6.- Identificar las interrelaciones entre los procesos.

7.- Es necesario analizar las actividades normales, desde que se contacta al cliente hasta que se recibe el producto o servicio.

Finalmente, es importante mencionar que para elaborar un marco de proceso existe  entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso. La entrada tiene unos objetivos marcados en relación al cliente y la salida, satisfaciendo las necesidades del cliente en relación a los objetivos  definidos.

Un mapa de procesos no es igual en todas las empresas, cada una se adapta a su estructura.

Foto: Ejemplo de un mapa de proceso.

Funciones de los mapas de proceso de una empresa

Son múltiples las funciones que ofrece un mapa de proceso, las más mencionadas define las funciones para la compañía y el personal.

Además permiten contextualizar los objetivos estratégicos de una empresa, y sus departamentos.

Permite lograr la definición de los roles y responsabilidades dentro del personal de quienes deben hacer cada proceso, lo cual se traduce en mejor coordinación entre el personal.

Estas acciones van dirigidas a los superiores de cada departamento, y a colaboradores que integran los equipos de trabajo.

Además mejora la transmisión de información al estar plasmada en un documento, es decir, es más fácil de compartir, entre el personal, aumentado su participación y productividad. Asimismo, el mapa de proceso facilita la administración de recursos.

Al igual de lograr la identificación de oportunidades y ventajas competitivas al poder verse en el mapa todas las actividades de la organización, con esta visión se pueden visualizar que actividades no se están llevando a cabo, para corregirlas.

Los mapas de proceso también facilitan la mayor capacidad de adaptación y flexibilidad, ante nuevos retos y facilita la exactitud de los datos.

La Cadena de Bloques es un un diagrama que define la visión global que se tiene de la estructura de la empresa, de allí la importancia de que la información con la cual se realiza sea claro y fiable, para dar mejores soluciones a las distintas situaciones que se presenten dentro de una organización.

Foto: Ejemplo de un mapa de proceso.

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