Plan de Contingencia de una Empresa

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Plan de Contingencia es un instrumento donde se establecen las medidas organizativas, técnicas y humanas  para solucionar conflictos en las empresas.

Para dar cumplimiento al Plan se establece un protocolo de actuación para cada problemática, estableciendo las responsabilidades  a cada participante.

Además, de  establecer componentes para la ejecución y control de las acciones tomadas para proteger una empresa.

Foto: El Plan de Contingencia establece las responsabilidades que deben asumir los miembros clave de una institución, en momentos de riesgos.

Beneficios del Plan de Contingencia

Las ventajas de la aplicabilidad de un Plan de Contingencia son múltiples, una de ellas es crear estrategias que permitan la optimización de los recursos materiales o humanos en caso de crisis.

A su vez, ayuda a mantener el nivel del servicio de la empresa después de la crisis mediante tácticas que incluyan el establecimiento de un período de recuperación mínimo, análisis de los resultados y los motivos del incidente.

El buen uso de herramienta de gerencia empresarial, coadyuva a presentará a crear  buena imagen de la empresa ante situaciones difíciles.

Su aplicabilidad mejora su reputación, la pérdida de información y minimiza el impacto financiero.

Foto: Plan de Contingencia es una herramienta de posibilidades para alcanzar la continuidad de las operaciones de la empresa, en momentos de conflictos.

Partes del Plan de Contingencia

La realización de un Plan de Contingencia útil debe estar constituida por:

  • Plan de Respaldo:  son las medidas preventivas para evitar o minimizar las  situaciones de riesgos.
  • Plan de Emergencia: conocida con las acciones para minimizar los efectos adversos de las contingencias.
  • Plan de Recuperación: son las actividades encaminadas a restaurar el funcionamiento de las actividades de la empresa,  luego de situaciones de crisis .

Es vital, que se realice revisiones periódicas del Plan de Contingencia  para evaluar su efectividad.

Foto: Deben realizarse revisiones continuas al Plan de Contingencia para avaluar su eficacia.

Estrategias para enfrentar las amenazas 

El Plan de Contingencia tiene como función  garantizar el funcionamiento de la empresa, en situaciones como gestión de crisis, continuidad del negocio, la seguridad de activos, mala gestión y la reorganización, veamos qué estrategia se emplean en cada uno de estos casos:

  • Manejo de crisis: son situaciones que afectan el bienestar de una compañía,  como los incendios en el almacén de la empresa, lesiones en el trabajo o clientes enojados.

Para ello, se utiliza un análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de cada departamento.

  • Plan de continuidad: Se refieren a las acciones para mantener la continuidad de la empresa,  luego de sucesos inesperados que amenazan con cerrar las operaciones del negocio por un tiempo.

Un ejemplo de momento imprevisto que pueda generar caos en la empresa podrá ser la muerte de un ejecutivo clave.

 Las soluciones para darle continuidad a la empresa varían una de ellas podrá ser la obtención de unas pólizas de seguros para mantener las operaciones del negocio  y la contratación de consultores especialistas para resolver este tipo de problemas.

  • Seguridad de los activos: Contemplan las acciones que emplea una empresa para proteger o actuar en caso de pérdida de  registros corporativos  y  destrucción de la propiedad intelectual como secretos comerciales.

También la pérdida de programas informáticos, maquinarias o equipamiento de la empresa.

En este caso se emplean estrategias legales para mitigar los daños causados por el robo o la destrucción de la propiedad intelectual.

  • Mala administración:  Constituyen las estrategias para cuidar la imagen profesional de la empresa y su capacidad para realizar negocios.

Establece acciones contra el robo, errores de operación, mala gestión y escándalos personales.                    Las estrategias para tratar esta crisis son planes de acción detallados para cada problemática, con una evaluación de los pros y contras.

  • Reorganización: consiste en las acciones estratégicas para restablecer las operaciones normales de la empresa, después de las contingencias y la reorganización para las futuras situaciones de peligro, es decir, para afrontar nuevos retos.

    Foto: El Plan de Contingencia debe ser práctico y accesible.

Pasos para realizar un Plan de Contingencia

Toda empresa debe analizar los posibles escenarios adversos  y la forma de reaccionar ante ellos, mediante un Plan de Contingencia operativo y claro.

Asimismo, debe ser sencillo, eficaz, realista, de fácil lectura estableciendo respuestas viables, implicaciones económicas y sus consecuencias.

Veamos las recomendaciones para realizarlo el Plan  con eficacia:

  • Planificación: Esta fase establece el alcance de las acciones, las fases, estrategia de planificación, grupos de trabajo , cronograma para realizar cada estrategia, objetivos y recursos para responder  a las situaciones de al riesgo.
  • Detección de riesgos y posibles soluciones: Se realiza para  analizar los impactos económicos, técnicos y legales de la problemática que tiene la empresa, con el objetivo de reducir al máximo el impacto desfavorecedor de las situaciones catastróficas.

En esta etapa se determina los procesos críticos y sus impacto, las prioridades y la información para su seguimiento.

  • Concretar estrategias y documentar el plan de contingencia: Se recomienda evaluar las opciones para elaborar el camino a seguir en situaciones adversas.

Para realizar este paso se deben conocer los aspectos o aéreas de la empresa que resultan más importante para dar continuidad al negocio, incluye las estrategias preventivas.

Es vital realizar un plan de recuperación estableciendo los recursos necesarios para que la empresa funcione con normalidad, después del siniestro.

 Además de elaborar un manual que esté disponible en lugares de fácil acceso.

  • Realizar ensayos o pruebas: Es una medida para verificar el funcionamiento  del Plan  detectando conflictos y solucionándolos.
  • Revisión del Plan de Contingencia: Es necesario evaluar la funcionalidad del Plan con revisiones periódicas que garanticen su continuidad.

La realización de un Plan de Contingencia es una herramienta que ayudan a la empresa a evitar riesgos mejorando sus procesos.

Su importancia debe apreciarse para evitar el fracaso empresarial, visto en cifras que indican que más de los 2/3 de las empresas que sufren grandes crisis o siniestros desaparecen.

¡Realiza tu Plan de Contingencia prevé la seguridad y por ende la continuidad de la compañía en el mercado!

Foto: El Plan de Contingencia es una herramienta que permite evaluar las fallas de una empresa.

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